Hallinto

Hallinnon kokonaisuuteen kuului useita eri kokonaisuuksia, jotka tukevat organisaation toimintaa. Hienoa valmistelutyötä tehtiin muun muassa hallintosäännön, tiedonhallinnan, sisäisen ja ulkoisen tarkastuksen, sopimusten ja hankintojen osalta.

Maakunnan orgnaisaatoiden hallintopalveluiden nykytilaa kartoitettiin maakuntakierroksella. Kierroksella selvitettiin hallinnon palvelujen tuottamistapaa, henkilöstömäärää ja siirtyviä resursseja.

Organisaatioissa palvelut tuotetaan pääosin omana tuotantona, jonkin verran tehdään ostopalveluja, lähinnä omilta inhouse yhtiöiltä. Hallinnon henkilöiden tehtäväsisällöt ovat hyvin moninaiset ja useat toiminnot ovat yhden henkilön varassa. Huolestuttava havainto oli, että hallinnon joihinkin tehtäväalueisiin ei olisi ollut siirtymässä lainkaan henkilöitä tai vain muutama henkilö.

Tiedonhallinnon ja arkisto -valmistelu

Popmaakunnan tiedonhallinnon valmistelu oli kansallisesti vertailtuna maan kärkiluokkaa. Valmistelijat tekivät koko maakunnan kattavan kartoituksen, jonka avulla muodostui kokonaiskuva maakunnan paperisista asiakirja-aineistoista ja alueella käytössä olevista arkistotiloista.

Maakunnan organisaatioilla on asiakirjoja oli yhteensä n. 44000 hm, joista valtaosa (n. 90 %) oli terveydenhuollon asiakirjoja. Sote-arkistotiloja on 4697 m². Osa arkistotiloista on huonokuntoisia ja vain osa arkistotiloista täytti arkistolaitoksen vaatimukset. Arkistojen määrä tulee pitkällä ajalla vähenemään, kun siirrytään sähköisiin toimintatapoihin, mutta siirtymä tulee hitaasti. 

Lue myös Minne menet potilasarkisto?

Sopimusvalmistelu

Maakunnan organisaatioiden sopimukset ja sopimusjärjestelmät kartoitettiin. Mikäli maakunta- ja sote-uudistus olisi toteutunut, siirtyvä sopimusmassa olisi käsittänyt arviolta runsaat 6000 sopimusta.

Kuntien toiminnasta yhä suurempi osa toteutetaan sopimuksilla, joten sopimuksiin liittyvät pelisäännöt on tunnettava ja sopimusperiaatteet osattava. Selvitys osoitti, että suurella osalla organisaatioita ei ole käytössään sähköistä sopimustenhallintajärjestelmää, joka auttaa sopimusten elinkaaren hallintaa. Organisaatioihin tarvitaan jatkossa selkeitä sopimusprosesseja ja sopimusten vastuuhenkilöitä. On hyvä muistaa, että sopimuksen elinkaaren jokainen vaihe on oltava organisaation johdon hallinnassa.

Maakuntavalmistelu hankki yhteisen sopimustenhallintajärjestelmän, johon siirrettiin organisaatioiden sopimuksia liitteineen. Uudistuksen kaaduttua tallennustyö jäi valitettavasti kesken ja vain osasta organisaatioista saatiin sopimukset tallennettua. Organisaatiot, jotka tallensivat sopimukset järjestelmään voivat hyödyntää sitä ja myöhemässä vaiheessa siirtää sieltä suoraan sopimuksensa omaan järjestelmään, jos sellaisen hankkivat.

Organisaatioiden sopimuksia tarkastettiin järjestelmäsiirron yhteydessä ja esiin tulleet havainnot on kirjattu kunkin sopimuksen osalta järjestelmään. Tämä auttaa organisaatioita jatkossa kehittämään omia sopimusprosessejaan.

Hankinnat

Maakunnan hankinnat muodostavat vaativia kokonaisuuksia ja hankintatoimi on vahva strateginen toimija. Hankintojen valmistelu kartoitti nykytilan, jossa selvisi, että eri organisaatioissa hankintojen toimintamallit ja toteutukset erosivat toisistaan suuresti. Hankintoihin panostettu henkilöresurssit vaihtelivat suuresti. Osalla yksittäinen työntekijä hoiti eteen tulevan hankinnan osaamallaan tavalla ja toinen ääripää on keskitetty hankintaorganisaatio, jossa substanssi toimitti vain hankinnan sisällön ja asiantuntijat vastasivat hankinnan prosessin alusta loppuun. Valmistelun tekemä selvityksen mukaan suurin osa orgnaisaatioiden hankintoja tekevistä henkilöistä kannatti jonkin tasoista keskitettyä hankintayksikkö. Hankinnat koettiin työläiksi ja niihin nähtiin sisältyvän riskejä.

Maakunnan tasolla tehdään tavara ja palveluhankintoja sadoilla miljoonilla euroilla. Vaikutus alueen ja koko suomen elinvoimaan on kiistaton. Hyvin johdettuna hankinnat ovat erittäin vahva strategisen ohjauksen väline. On tärkeää, että hankinnat nähdään laajemman kokonaisuuden työkaluna. Tavaroiden ja palveluiden hankintojen volyymit ovat suuria ja kun niissä huomioidaan maakunnan strategisia linjauksia esim. kestävän kehityksen periaatteita tai kannetaan yhteiskuntavastuuta, syntyy suora vaikutus ympäröivään yhteiskuntaan.

Lue blogikirjoitus Hyvä paha julkinen hankinta