ICT

Popmaakunnan ICT-valmistelu käynnistyi loppuvuodesta 2017. Valmistelua tehtiin 15 asiantuntijoiden voimin, joiden tehtävänä oli valmistella 1) tulevan maakunnan tietohallinnon toimintamallit, organisointi ja ICT-palvelujen järjestäminen, 2) rakennuttaa maakunnan tarvitsema ICT-infrastruktuuri, 3) yhtenäistää hallinnon tietojärjestelmät ml. tietojohtamisen ICT-ratkaisut, 4) yhtenäistää sote-toimialan tietojärjestelmät sekä 5) tunnistaa maakunnan digikehittämiskohteet.

Maakunnan lähtötilanne on hajanainen. Alueella on 30 kuntaa ja 19 sote-järjestäjää. Käytännössä kaikilla toimijoilla on omat tietojärjestelmäratkaisut eikä alueella ole laajasti palvelevaa ICT-palvelutuottajaa. Maakuntavalmistelun päätyttyä POP ICT-valmistelu teki kuntajohdon pyynnöstä yhteistyöesityksen, jonka avulla alueellista sote-ICT-koordinaatioita voidaan jatkaa ensimmäisessä vaiheessa kuntatoimijoiden vapaaehtoiseen yhteistyöhön pohjautuen ja toisessa vaiheessa Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin toimintana.

Valmistelu on nostanut esiin asioita, joita on huomioita jos uusi valmistelu aloitetaan:

- Jatkossa on huolehdittava siitä, että ICT-valmistelulla ja ICT-ratkaisujen rakentamisella on riittävä aikaikkuna, käytännössä 2-4 vuotta ennen toiminnan aloittamista. Tämä puoltaa alueen kuntayhteistyön edistämistä keväästä 2019 alkaen. Muussa tapauksessa muutosten toteutusaikaikkuna uhkaa jäädä lyhyeksi, joka aiheuttaa merkittäviä riskejä.

- Lisäksi suositeltavaa on, että toimintoja voitaisiin siirtää uudelle alustalle vaiheittain siirtymäajan puitteissa – ei kaikkea toimintaa yhdellä kertaa.

- Suurin huoli on osaavien ICT-resurssien saatavuus alueella. Alueen resurssit ovat niukat ja jo nykyisten lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen on usealle organisaatiolle iso haaste.

POPmaakunnassa on 46 organisaatioita, joista olisi siirtynyt osa tai kaikki palvelut liikeenluovutuksella. Osana tiedonkeruuvaihetta ja sitä seurannutta ´kuntakierrosta´ koottiin jokaisen kuntatoimijan osalta tiedot siirtyvistä tietojärjestelmistä, sopimuksista ja henkilöstöstä. Laitekanta ja siirtyvä omaisuus suunniteltiin inventoitavaksi automatisoidusti kumppanin toimesta.

Selvityksen perusteella Popmaakuntaan olisi siirtynyt 900 tietojärjestelmää, noin 1000 ICT-sopimusta ja noin 140 tietohallinto- ja ICT-asiantuntijaa. Henkilöstön osalta tunnistetiin sellainen riski, että hyvin moni kuntatoimija oli lähtökohtaisesti siirtämässä maakunnan vastuulle vain tietojärjestelmät ja ICT-sopimukset mutta ei niistä huolehtivaa henkilökuntaa. Tämä olisi aiheuttanut haasteita ko. järjestelmien ja toimintojen jatkuvuuden turvaamisen näkökulmasta.