Ajankohtaista

05.11.2018

Minne menet, potilasasiakirja? Kartoituksella kerättiin tietoa arkistoista

44 000 hyllymetriä – enemmän kuin Oysissa on käytäviä. Sen verran paperista aineistoa löytyy tällä hetkellä Pohjois-Pohjanmaan maakuntaorganisaatioon siirtyvien organisaatioiden arkistoista. Suurin osa, 90 prosenttia aineistosta, on terveydenhuollon asiakirjoja eli esimerkiksi potilaskertomuksia. 7 prosenttia aineistosta on sosiaalihuollon asiakirjoja, loput 3 prosenttia jakaantuu Elyn, Avin, ympäristöterveyden sekä maataloushallinnon ja lomituspalvelujen kesken. Sitä mitä näille asiakirjoille tulevaisuudessa tapahtuu, pohditaan parhaillaan osana Popmaakunnan asiakirjanhallinnan ja arkistoinnin valmistelua.

Asiakirjojen määrä selvitettiin kartoituksella, jonka tavoitteena oli muodostaa kokonaiskuva maakunnalle siirtyviä tehtäviä koskevista sähköisistä ja paperisista asiakirja-aineistoista sekä maakunnan alueella käytössä olevista arkistotiloista. Keväällä 2018 tehty kartoitus ei koskenut yleis-, henkilöstö- ja taloushallinnon tai kiinteistöjen tietoaineistoa. Sähköisten tietoaineistojen osalta keskityttiin asiakirjallista tietoa sisältäviin järjestelmiin.

Se, mikä nyt kartoitetusta aineistosta siirtyy maakunnan hallintaan ja mikä mahdollisesti jää esimerkiksi kuntiin, ei ole vielä selvillä. Ratkaisuun tulevat vaikuttamaan kansalliset linjaukset ja tuleva lainsäädäntö. Myös materiaalien fyysiset sijoituspaikat tullaan ratkomaan myöhemmin osana muuta maakunnan tilavalmistelua.

”Tärkeämpää kuin aineistojen fyysinen sijainti on niiden löydettävyys ja käytettävyys. Tavoitteena on rakentaa maakunnalle tietopalvelu, jonka avulla asiakirjallinen tieto saadaan ammattilaisten ja asianomaisten käytettäväksi, tiedon muodosta riippumatta”, Popmaakunnan tiedonhallinnan asiantuntija Kaisa Kinnunen-Luovi kertoo.

 

Kohti sähköistä arkistoa

Tavoitteena on, että paperinen arkisto jäisi kokonaan historiaan – jossain vaiheessa. Kaikki maakunnassa syntyvä, uusi materiaali tullaan todennäköisesti arkistoimaan sähköisessä muodossa. Keskeistä on tunnistaa sellaiset aineistot, joille on käyttöä pitkään ja kiinnittää resursseja niiden digitalisointiin.

Paitsi palvelutuotannossa, myös maakunnan hallinnossa syntyy merkittävä määrä asiakirjatietoa. Pohjois-Pohjanmaalla tahtotila on, että esimerkiksi kaikki kokousasiakirjat, päätökset ja muut jokapäiväisessä työssä syntyvät asiakirjat tehdään, säilytetään ja arkistoidaan automaattisesti sähköisessä muodossa. Yksi merkittävä askel kohti paperitonta organisaatiota onkin digitaalisia hallinnon prosesseja tukevan asianhallintajärjestelmän hankinta.

Popmaakunnan tiedonhallinnan valmistelijat ovat mukana kansallisissa tiedonhallinnan työryhmissä. Työryhmien tuotoksilla on merkittävä vaikutus maakunnan asianhallinnan ja arkistoinnin toteutukseen. Esimerkiksi parhaillaan valmistellaan asianhallintajärjestelmän kilpailutusta ja sen taustalle tarvittavaa sähköistä tiedonohjaussuunnitelmaa.

”Valmistelua tehdään vielä niin sanotusti konepellin alla, eikä uudistus ehkä vielä näy organisaatioiden arkisto- tai asiakirjanhallinnan arjessa. Paras tapa valmistautua tulevaan on jatkaa sitä hyvää työtä, jota organisaatioissa on tähänkin mennessä tehty ja pitää asiakirja-aineistot hyvässä kunnossa – se kun ei mene koskaan hukkaan”.

 

Lisätiedot:

Popmaakunnan tiedonhallinnan asiantuntijat Kaisa Kinnunen-Luovi (p.040 135 7673) ja Elmo Nuutinen (p.040 685 4031). Sähköpostit muotoa etunimi.sukunimi@popmaakunta.fi